Etična obveznost ali strokovna naloga vodij?

Je vaš sistem letnih razgovorov zadovoljiv, res deluje? Prvo testno vprašanje: znate v obrazcu za letne razgovore z zaposlenimi poiskati sestavne dele, ki so neposredno povezani z uresničevanjem poslanstva, vizije, temeljne strategije in osnovnih vrednot vašega podjetja? Drugo testno vprašanje: ali vsi vaši vodje 100-odstotno in brez nerganja opravijo letne razgovore z zaposlenimi? Odgovori na oba vprašanja slejkoprej kažejo, da sistem letnih razgovorov v praksi pogosto ne deluje, kot bi moral. Samo deloma je za to krivo neustrezno prenašanje prakse iz razvitih držav, kjer ima tradicija individualne presoje delovne uspešnosti s pomočjo letnih razgovorov daljšo zgodovino, precej bolj v ospredju pa je dilema, ali je možno in kako, zagotoviti, da bodo vodje svoje delo v obvladovanju celotnega procesa upravljanja delovne uspešnosti in s tem tudi letnega razgovora, opravili tako, kot bi morali? So za to res dobro usposobljeni? In zlasti ter najprej, ali se zavedajo, da so za to tudi etično odgovorni svojim sodelavcem?

Okolje danes vrhunski izvedbi letnih razgovorov, ki obsegajo tako t.i. analitično-ocenjevalni, kot tudi razvojni del upravljanja delovne uspešnosti, nikakor ni naklonjeno! Prioritete menedžerjev so doseganje rezultatov za vsako ceno, pritisk na uresničevanje nalog in ne za razvoj sodelavcev ali razvoj odnosov z njimi! Časa za kakovosten proces izvedbe letnih razgovorov je tako nesporno premalo, saj tu ne gre za enkraten dogodek, ampak skrbno in širše zastavljen trajnostni proces, ki ima nekaj mejnikov, ki jim v žargonu potem pravimo letni razgovor. Ta pravzaprav ni en sam, ampak bi v cilkličnem procesu morala biti najmanj dva (teoretično bi jih moralo biti v resnici šest, če bi želeli zadostiti vsem pričakovanjem sodelavcev in potrebam organizacije). Toda že dva termina letno predstavljajo večini prezaposlenih vodij resen problem. Prvi termin bi se naj nanašal na pripravo - definiranje letnih ciljev, presojo kritičnih kompetenc in potreb usposabljanja, drugi pa na analizo doseženega in pripravo razvojnega načrta! Tako ni nobeno naključje, da je prav čas najhujši sovražnik letnih razgovorov in da zato marsikje letni razgovori postanejo rutinska "hoja k spovedi!"

Etična odgovornost vodij

V zvezi z uresničevanjem letnih razgovorov se pogosto omenja kritična vloga vodij. Ti se seveda zavedajo, da so letni razgovori pomembni, pomagajo k objektivizaciji ocen delovne uspešnosti, so lahko dobra osnova za primernejše in fleksibilnejše nagrajevanje, omogočajo temeljna izhodišča za karierni razvoj sodelavca. Vendar pa jih ves čas razumejo... kot varnostne pasove pri avtomobilih - vsi vemo, da so koristni in dobra stvar, a so zelo... neudobni in zato največkrat odveč! Toda v primeru letnih razgovorov ne gre le za vprašanje pomanjkanja časa, usposobljenosti ali nevarnega odpora vodij do inštituta letnega razgovora, kritično je nerazumevanje vodij, da imajo pri letnih razgovorih tudi etično odgovornost do sodelavca. Vsak zaposleni namreč želi (in si zasluži) odgovor na dva ključna vprašanja:

1. Kaj se od mene pričakuje?
2. Kako ustrezam tem pričakovanjem in kako jih izpolnjujem?

Odgovor na prvo vprašanje bi vodja moral zagotoviti slehernemu sodelavcu na začetku leta. Gre za t.i. uvodni letni razgovor, kjer bi skupaj v enournem pogovoru opredelila poglavitne cilje, ki naj bi jih sodelavec moral uresničiti, določiti ključne odgovornosti in preučiti t.i. kritične komptenece, ki jih sodelavec potrebuje za uresničitev pričakovanj. Na kratko, opredeliti morata kaj (cilji, naloge, vloga, odgovornosti) mora sodelavec uresničiti, istočasno pa poiskati odgovore tudi na vprašanja kako (kompetence oz. ustrezna vedenja). Večina dobrih opisov delovnih mest (sistemizacij) ponuja vnaprej tudi še jasne standarde delovne uspešnosti, tako, da do dvomov o uspehu ali neuspehu sodelavca na koncu analitičnega obdobja, pravzaprav sploh ne bi smelo priti.

Odgovor na drugo vprašanje pa je seveda del klasičnega, zaključnega letnega razgovora, ki je sklepno formalno dejanje celoletnega procesa upravljanja delovne uspešnosti. Lahko bi dejali torej, da vodenje procesa letnega razgovora ni le menedžerska in profesionalna odgovornost vodje, ampak torej tudi etična obligacija do sodelavca, ki mu mora brezpogojno zagotoviti odgovore na ključna vprašanja.

Kaj sploh je "letni razgovor"?

Postavili bomo še eno drzno hipotezo. Menedžerji pravzaprav pogosto sploh ne vedo, kaj letni razgovor je!? Razlog za to drzno trditev je v vedenju mnogih vodij, ki se bojijo, da je v presoji sodelavcev težko biti resnično objektiven, da mnogih vidikov preprostno ni mogoče kvantificirati oz. opredeliti števno! Gre za popolno zmoto in nerazumevanje inštituta letnega razgovora! Letni razgovor je formalni zapis osebnega mnenja vodje o delu posameznikov. Kot tak pa se sploh ne more izogniti klasičnemu laičnemu in nestrokovnemu pojmovanju subjektivnosti. V primeru letnega razgovora namreč ne moremo nesporno zagotoviti dokazljivega in "strokovno" utemeljenega dokumenta, ki bi zdržal recimo ustrezno znanstveno presojo ali imel oporo v numeričnih dokazih! To pa še zdaleč ne pomeni, da je apriorno sporen ali nepošten! Najprej kaže predvsem razložiti razlike med tem kaj je sploh subjektivno, kaj objektivno in kaj števno, saj gre za različne kategorije. Slovar recimo definira, da je nekaj objektivnega, če je razbremenjeno osebnih preferenc in naklonjenosti, če se pojav da opazovati, če gre za pošteno in nepristransko gledanje, če so definirani kriteriji odličnosti in če razsodniku zaupamo in mu priznavamo usposobljenost in integriteto! V primeru letnega razgovora lahko načeloma ugotovimo, da vodje (lahko) zadostujejo vsem naštetim parametrom "objektivnosti":

• slabšo ali boljšo delovno uspešnost se da "opaziti";
• vodja nima pravega razloga, da bi bil pristranski;
• vodjo je mogoče za svojo vlogo "razsodnika" ustrezno usposobiti.

Zaključimo lahko torej, da je potrebno in zaželeno, da vodja zagotovi čimveč jasnih dokazov za svojo oceno, vendar pa nima razlogov biti zadržan ali molčati o (ne)uspešnosti sodelavca samo zato, ker ne more znanstveno dokazati svojih presoj. Gre pač... samo za osebne presoje, ki pa so za delovno uspešnost sodelavcev nujne in koristne ter nenadomestljive s čim drugim.

Drugi razlog, zakaj se vodje pogosto upirajo ali izogibajo letnim razgovorom, je bojazen pred tem, kaj se utegne zgoditi... potem! Izrekanje slabih novic ali kritike, gotovo ni enostavno opravilo. Deloma je rešitev v ustreznem treningu vodij za posredovanje povratnih informacij, še več pa v razčiščevanju zadev v glavah, saj s tem, da ljudem ne damo uporabnih povratnih informacij, ne pomagamo pri njihovem razvoju. Nasprotno! Ljudje ne vedo kaj ali česa ne delajo prav in kaj bi morali nujno spremeniti in izboljšati. Namen letnih razgovorov tudi ni doseči soglasja med vodjo in sodelavcem! Če ga dosežete, super! Verjetnost pa ni zelo velika, ne le zaradi trmoglavosti ene ali druge strani, ampak izvira iz preprostega spoznanja, da je soglasje v primeru, ko gre za bližanje in sledenje visokim zahtevam in standardom delovne odličnosti, resnično težko doseči!

Večja so pričakovanja vodje, težje bo sodelavec soglašal z oceno svojih delovnih dosežkov! Pravi namen letnih razgovorov je doseči zgolj razumevanje, zakaj je ocena takšna, kot pač je. Doseči soglasje je dobrodošlo, doseči razumevanje... je obvezno!

Kaj se zgodi, če vodja ne izvaja letnih razgovorov tako, kot bi jih moral?

Odgovor je najpogosteje... nič! Ali vsaj ne kaj posebnega, kar bi narekovalo spremembo vedenja vodij. Lažje se je zagovarjati, kritizirati sam sistem, polemizirati s kadrovsko službo, osporavati zunanje svetovalce, ipd., kot pa spremeniti neprimerno prakso! Rešitve torej ni, dokler vodje zares ne bodo občutili takšnih ali drugačnih posledic neizvajanja letnih razgovorov! Kazni ne učinkujejo vedno in povsod in celo akumulirajo nezadovoljstvo vodij, ki utegne navsezadnje zrušiti celoten sistem letnih razgovorov. Okus po medu je pač boljši, kot pa tisti pri kisu, pravi eden od gurujev letnih razgovorov. Predlaga namreč "tovariško kritiko in pritisk": recimo diskretno, javno objavo kateri vodje niso izpolnili svojih obveznosti, opozorila o rokih po elektronski pošti in na intranetu, dodaten pritisk pa predstavlja tudi sistem, kjer mora končno sliko o oceni delovne uspešnosti videti tudi nadrejeni vodje, ki izvaja letne razgovore! Tako vodjem ne bo vseeno ali so letne razgovore opravili pravočasno. Ponekod svoje prispeva tudi natančno planiran računalniški sistem, ki ne dopušča "demokracije" o tem kdaj je treba zaključiti z izvedbo.

Iz vsega tega pa lahko zaključimo, da je ustrezna komunikacijska podpora letnim razgovorom nepogrešljiv mehanizem razlage pomembnosti tega najstarejšega menedžerskega orodja, ki pravzaprav sploh nima nadomestila, saj se vodja postavljanju ciljev in pričakovanj ter dajanju povratnih informacij, sploh ne more in ne sme... izogniti! Če pa vse to že mora početi, naj postane letni razgovor profesionalni izziv, ki naj ga opravi... prav! Slabe letne razgovore je razmeroma lahko opraviti, dobre pač ne! Posledice pa niso le te, da od vsega ne bo posebne koristi! Še več - velika bo lahko škoda, ki se kaže v poslabšanih medsebojnih odnosih, zamerah, konfliktih, nezaupanju in s tem nižji učinkovitosti zaposlenih in s tem celotne organizacije. Si to lahko danes res še privoščite?

Brane Gruban, ABC

Letni razgovor je trajnostni proces in ne enkratni dogodek ali izpolnitev predpisanega obrazca!

Poleg managerske in profesionalne odgovornosti, ima vodja za dobro izvedbo procesa letnih razgovorov tudi etično odgovornost do sodelavca.

Nekatere kategorije pri letnem razgovoru so bolj števne kot druge. Enako je v športu... pri košarki lažje "štejemo" kot recimo pri orodni telovadbi, pa vendar sta oba... olimpijska športa !

Kaj se zgodi, če vodje ne opravijo letnih razgovorov? Najpogosteje... nič!?