Dialogos | Objave | Članki | Klasični opisi delovnih mest so zgodovina?

Klasični opisi delovnih mest so zgodovina?

Bookmark and Share

Spoznanje večletne gospodarske krize, da danes praktično ni novih delovnih mest ali pa da do novih zaposlitev posamezniki lahko pridejo le po zvezah in ne zaradi njih lastne kompetentnosti, je odločilno prispevalo k temu, da se na razvoju metodologije opisov delovnih mest, v zadnjih letih ni zgodilo prav nič radikalno novega! Toda, če se zavedamo, da so prav opisi delovnih mest temeljna osnova za izbiro kandidatov za delo in predvsem tudi podlaga za sistem upravljanja delovne uspešnosti, lahko sklepamo kakšne posledice ima tovrstno "nespremljanje" razvoja metodologij zahtev za opisovanje delovnega mesta. Na eni strani je to izbira neprimernih kandidatov, napaka, ki posledično organizacijo stane tudi do tri letne plače zaposlenega na tem delovnem mestu, na drugi strani pa bistveno nižja delovna uspešnost že zaposlenih sodelavcev, ki jo prav tako lahko merimo z nadvse občutnimi zneski! Klasični opisi delovnih mest ali zahtev za delo (ni nujno eno in isto!) iz devetdesetih let prejšnjega stoletja pa so v svetu mimo in intenzivna strokovna razprava narekuje precejšnje praktične spremembe na tem področju, kjer v Sloveniji spimo dvajset in več letno zimsko spanje. Si ga res lahko privoščimo še naprej? Bodo res kakovostne rešitve na tem področju kolateralna žrtev gospodarske krize?

Sistemizacije delovnih mest izpred dvajsetih let (ne) delujejo?

Velika večina obstoječih sistemizacij delovnih mest v Sloveniji temelji na metodologiji opisovanja delovnih mest izpred dvajset in več let! Nekaj vzgonskega vetra je sicer prinesla le ISO standardizacija iz serije 9000 po letu 2000, ko se je pojavila zahteva standarda, da morajo biti vsi opisi dela v sistemizacijah delovnih mest utemeljeni tudi na kompetencah (vedenjsko opisanih sposobnostih in zmožnostih zaposlenih) in ne le recimo na izobrazbi ali letih delovnih izkušenj!). žal pa smo izgubili skoraj celotno desetletje v ugibanju, ali je ta zahteva zgolj modna muha ali prava dodana vrednost, v izogibanju sledenja tej zahtevi pri certifikaciji po ISO 9000 ali povsem rutinski in administrativni uveljavitvi modelov kompetenc v poslovni praksi, saj so le ti pogosto uporabljeni fragmentarno in nesistemsko, ločeno od zahtev za delovno mesto, še manj pa so kompetence zares zašle v ocenjevanje delovne uspešnosti (letne razgovore), razvoj kadrov ali sistem nagrajevanja in napredovanja! Razmeroma pogosto je bilo na strokovnih kadrovskih srečanjih sicer slišati tudi za drugačne izkušnje iz prakse, vendar pa ti primeri zaenkrat še ne prevladujejo! Tako se nam še vedno dogaja, da so ključne postavke v opisih delovnih mest stopnja izobrazbe in leta delovnih izkušenj, sramežljivo govorimo še o nekakšnih (preživetih!) "psihofizičnih sposobnostih", kar pa je vse skupaj dvorjenje katastrofalnim kadrovskim rešitvam in politiki. Najbolj nespametno je pri tem ločeno obravnavanje posameznih prvin, kot so opisi delovnih mest, letni razgovori, razvoj sodelavcev in politika nagrajevanja, napredovanja in motiviranja zaposlenih! Gre namreč za integralne prvine ti. upravljanja delovne uspešnosti zaposlenih (angl. performance management), ki ob prepotrebni specializirani informacijski podpori zagotavlja sistemsko obravnavo vseh elementov, ki vplivajo na delovno uspešnost posameznika! Tovrstni pristop poznajo v svetu že dobro desetletje in več in ni nobena strokovna neznanka več, medtem ko se v Sloveniji s takšnim pristopom lahko pohvalijo le zelo redke organizacije in podjetja!

Slika 1: Model upravljanja delovne uspešnosti

Kaj so novosti v prvi etapi modela upravljanja delovne uspešnosti?

Začnimo torej na začetku, v prvi etapi modela delovne uspešnosti, pri opisih delovnih mest. Osnovno sporočilo, ki ga želimo komunicirati z opisom delovnega mesta kandidatu za delo, vodjem ali že zaposlenim je:

1. Kaj je potrebno doseči na tem delovnem mestu?
(cilji, temeljne naloge, vloga oz. poslanstvo dela in standardi delovne uspešnosti)

2. Kako to lahko dosežemo?
(vedenjsko zapisane zahtevane kompetence za delo)

Iz naštetega zlahka prepoznamo nekaj usodnih elementov, ki jih sedanji opisi delovnih mest ne obsegajo, zasledimo pa tudi postavke, ki bi jih morali resneje preoblikovati! Za začetek bi bilo smiselno opozoriti, da je močno vprašljivo sploh govorjenje o delovnem mestu kot osnovni celici organizacije delovnih procesov! To tradicionalno paradigmo danes v času vse bolj fleksibilne, procesne, projektne ali recimo matrične organizacije dela, namreč vse bolj nadomeščajo področja in vrste dela oz. vloge v procesih namesto tradicionalnih in rigidnih mikro enot organizacijskih struktur imenovanih delovna mesta! To seveda močno zaznamuje tudi opredelitev zahtev za delo, ki terja bistveno večjo fleksibilnost, kot smo bili vajeni in jo je na srečo prepoznal tudi zakonodajalec, saj že omogoča različne zvrsti zaposlitve (v praksi je tega še razmeroma zelo malo!). Iz tega naslova je odločilno v tovrstnih opisih zahtev za delo omeniti predvsem vlogo delovnega mesta, ki jo pričakujemo od izvajalca delovnih opravil, saj sam naziv prepogosto ne pove vsega. Vloga je torej zgoščen in jedrnat zapis poslanstva konkretnega delovnega procesa in ima danes usoden pomen pri ti. intrinsični ali notranji motivaciji sodelavca! Delo namreč lahko razumemo kot opravljanje določenih delovnih nalog, ki pa žal same po sebi izvajalcu ne ponujajo prav velike motivacije in zadoščenja. Recimo naloga stevardese zapisana na tradicionalni način, je postreči potniku s pijačo, mu ponuditi časopis in seznaniti ga z varnostnimi navodili o poletu! če namesto tega zapišemo ta opravila na drugačen način, s poslanstvom ali vlogo, bo to izvajalcu pomenilo jasnejši smoter dela, kar omogoča tudi večjo notranjo motiviranost. Poslanstvo v omenjenem primeru je npr. skrb za varnost in udobnost poleta, kar pove, da se to poslanstvo lahko opravi na različne načine in ne zgolj duhamornim sledenjem klasičnih postavk opisov nalog na tem delovnem mestu! Izvajalec ima pri tem veliko več avtonomije kako delo optimalno opraviti, dobi občutek suverenosti in kompetentnosti, smisla in smotra pri opravljenem delu, občutek proste lastne izbire, kako najbolj prispevati k poslanstvu. Razlika med obema pristopoma niti slučajno ni zgolj semantične narave, ampak vsebinske in bi zato morala postati ena temeljnih prvin v sodobnem preoblikovanju opisovanja zahtev za delovno mesto.

Eseji o delovnih nalogah v opisih delovnih mest?

Drug element, ki ga je žal pogosto zaslediti v klasičnih slovenskih opisih zahtev za delovno mesto, so zapisi zahtevanih nalog v obliki nestandiziranih "esejev" o tem, kaj se pričakuje od izvajalca na tem delovnem mestu. Opisi nalog in sam pristop so si med posameznimi delovnimi mesti povsem različni, zato med delovnimi mesti ni mogoče vleči nikakršnih vzporednic in primerjav, saj so v večini primerov ti opisi nalog "zgodbe zase"! V nekaterih slovenskih organizacijah pa so se glede na načelo fleksibilnosti pri opisovanju zahtev za delo odločili posnemati dobre prakse iz tujine in standardizirati delovne naloge iz svojih delovnih procesov v obliko ti. temeljnih nalog. S tega seznama temeljnih nalog nato za vsako posamezno delovno mesto določijo manjše število nalog (do 6), ki jih po potrebi lahko tudi dodatno nadgradijo. Takšen pristop v obliki temeljnih nalog za delo omogoča daleč večjo primerljivost med delovnimi mesti, enostavnost, enotnost in preglednost opisovanja delovnih opravil. Prevelika podrobnost opisov ima za posledico navsezadnje tudi to, da že vsaka drobcena sprememba pri delu, terja novo pogodbo o zaposlitvi z izvajalcem, kar je ne le nepraktično in nesmiselno, ampak v času nenehnih sprememb delovnih procesov, tudi naravnost neumno.

Slediti moramo k optimalnemu kompromisu treh načel: (1) enostavnosti opisa delovnega mesta (da ga lahko jasno razume sleherni zaposleni), (2) natančnosti (da zaradi enostavnosti ne pripravimo povsem splošne in s tem neuporabne opise) in (3) splošnosti (da opis niso prepodrobni in ne terjajo nove pogodbe o zaposlitvi)! Ob tem velja dodati še namig kako razumeti, kaj danes sploh je opis delovnega mesta: to še zdaleč ni tisti papir v katalogu razvida del in aktov o sistemizaciji, saj tam danes preprosto ne more biti zabeleženega vsega! Zato smo se pogosto v teh aktih zavarovali z znamenitim stavkom "... in ostale naloge po navodilu vodje", ki je povzročal veliko nejevolje in odpiral možnosti za različna ekstenzivna tolmačenja ali celo šikaniranja! V razumevanje opisa delovnega mesta sodi poleg tega "papirnatega" pristopa še odgovor na dilemo, kje sodelavec lahko pridobi dodatne informacije, ki jih pač ni v "papirnem opisu"? Odgovor je na dlani, pri svojem vodji, kar pomeni, da ta nov pristop pri opisovanju dela terja povsem novo vlogo vodij in s tem odpravo danes pogostega nezaupanja med vodji in sodelavci. Tretji element v razumevanju kaj sodobni opisi delovnih mest so, pa je odgovor na vprašanje, ali ima vodja res vse odgovore, ki jih sodelavec potrebuje pri razumevanju zahtev za delo? Ker je odgovor tudi tu jasen, je odločilna komponetna novega razumevanja "opisa delovnega mesta" tudi odgovor na vprašanje, kaj sodelavca poleg "papirja" in vodje še usmerja, da se v praksi vede tako kot se? To pa so potrebne kompetence za delo, saj morajo te odslikavati pričakovana vedenja in vrednote!

Uporabna novost: vnaprejšnji standardi delovne uspešnosti!

Težava, ki je pogosto povzročala številne kasnejše nesporazume, zlasti pri ocenjevanju delovne uspešnosti, je bila v tem, da na voljo ni bilo vnaprejšnih meril in standardov na osnovi katerih bi tako recimo vodje kot sodelavci jasno in vnaprej vedeli, katera so ali bodo merila uspešnosti pri delu! Vgradnja vnaprejšnih standardov delovne uspešnosti v opise delovnih mest, kjer k vsaki temeljni nalogi sodijo zraven še do trije standardi (količinske, kakovostne, časovne ali sestavljene narave!) delovne uspešnosti je v marsičem odpravila nesporazume glede ocenjevanja delovne uspešnosti pri letnih razgovorih, saj so ti temeljili prepogosto na improvizirani, trenutni in subjektivni oceni nadrejenega, namesto vnaprej skupaj sprejetih standardih, ki so skupno dogovorjeni v opisih delovnih mest. Prav jasni vnaprejšnji standardi delovne uspešnosti so se izkazali kor revolucionarna novost tudi pri izbiri kandidatov za delovna mesta, saj izobrazba in leta delovnih izkušenj nikakor na zagotavljajo optimalno izbiro. To ponujajo predvsem kompetenčni intervjuji ob selektivni izbiri nekaterih izbirnih testov in orodij in pa ocena ali je kandidat sposoben dosegati standarde delovne uspešnosti že recimo v prvem letu svoje zaposlitve! S tem se v veliki meri eliminira poneumljajoča praksa, ki je diskriminirala vrhunske in sposobne kandidate, ki niso imeli zgolj ustreznih let izkušenj. Tisti, ki se hvalijo z dvajset let delovnih izkušenj, naj raje skrbno premislijo ali v resnici nimajo le enega leta izkušenj dvajsetkrat ponovljenega!? To pa nikakor ni eno in isto! Skratka, mogoče je vseeno bolje izbrati kandidata, ki nima pričakovanih izkušenj, a se je pripravljen hitro učiti in v izbirnem postopku pokaže, da je sposoben zadostiti pričakovanim standardom delovne uspešnosti? Zato standardi delovne uspešnosti zagotovo sodijo v vsak sodoben opis delovnega mesta!

Namesto zaključka?

Opisi delovnih mest kot izhodiščni element modela upravljanja delovne uspešnosti, terjajo torej resno prevetritev in posodobitev! Vanje nedvomno sodijo tako zahtevane kompetence za delo, členitev opravil na temeljne naloge, oprema teh nalog s standardi delovne uspešnosti kot tudi opredelitev vloge in poslanstva delovnega mesta, področja ali zvrsti dela. če pri tem lahko s pomočjo posodobljenih opisov delovnih mest presodimo tudi primernost in ustreznost kandidatov kulturi in vrednotam organizacije, še toliko bolje... Posledice uporabe klasičnih opisov delovnih mest izpred dvajset let so namreč predrage, da bi si jih še naprej lahko privoščili! Zato se moramo čimprej vključiti v potekajoče strokovne razprave o novi metodologiji zapisovanja zahtev za delo in dobre prakse implementirati v konkretne rešitve. Prve izkušnje iz nekaterih slovenskih podjetij napovedujejo, da ta izziv ni "misija nemogoče"!

Brane Gruban, ABC


Kompetence... so vse sposobnosti in zmožnosti potrebne, da nekdo uspešno in učinkovito opravi določeno delo ali vlogo.

Natisni stranPošlji po e-pošti