Intranet: nova infrastruktura internega komuniciranja

Intraneti in portalna tehnologija so postali nadvse osvajalski, "seksi" fenomen. Številne aplikacije kažejo, da omogoča številnim segmentom organizacij, da svoje delo opravljajo drugače, inovativneje, hitreje, učinkoviteje. Toda upravljanje intranetov - prav zaradi spoznanja, da ponuja "vsem vse" postaja vse bolj zahtevno! Ambicije organizacij pri uporabi intranetov in portalne tehnologije so izjemno različne: na eni strani ne manjka vizionarjev, ki fenomen intraneta razumejo precej širše kot zgolj tehnološko platformo in jih dojemajo kot katalizator spreminjanja načina dela in poslovanja, ki povzroča revolucijo tudi v izdelkih in storitvah, ki jih te organizacije ponujajo. Na drugi strani tega spektra pa ne manjka tudi skeptikov, ki intranete vidijo kot nepotreben strošek, ki dodatno izčrpava že tako omejene organizacijske resurse in krade zlasti čas!?

Preprosti recepti v praksi niso tako preprosti, čeprav je scenarij znan: arhitektura, vsebina, tehnologija in procesi morajo izvirati in rasti iz poslovne strategije in kulture posamezne organizacije! Vendar že naslednji korak, opredelitev stopnje centralizacije objavljanja vsebin, lahko deluje zelo različno v različnih okoljih: nekje je razlog za uspeh, drugje dvorjenje... katastrofi?! Razumeti najprej kaj poslovanje zares potrebuje, kaj potrebujejo kupci ali zaposleni, je predpogoj, da dojamemo, kako pri vsem tem lahko pomaga intranet.

Spoznanje, da so intraneti prepogosto organizirani le okoli možnosti, ki jih ponuja tehnologija in ne okoli potreb in pričakovanj uporabnikov, lahko premaga le strateški pristop upravljanju intranetov:

1. Določanje in upravljanje strategije.
2. Upravljanje vsebin.
3. Informacijska arhitektura in oblikovanje.
4. Izbor ustrezne tehnološke zasnove.
5. Ljudje in procesi.

Kaj torej narediti, da bodo intraneti podjetij res postali strateško orodje internega komuniciranja in ne le podaljšek e-pošte ali prenos brošur in internih biltenov v e-obliko? Da ne bodo povzročali šumov in informacijskih preobremenitev? Prispevali k jasnosti komunikacij in dialoga z zaposlenimi, zagotavljali skladnost sporočil in potreb, omogočali predpogoje za novo naravo in kakovost medsebojnih odnosov, zaznamovali možnosti za večjo zavzetost zaposlenih? So ta pričakovanja realna in relevantna? O tem bo potekala živahna izmenjava izkušenj na delavnici o intranetih.

Izziv št. 1: izboljšati uporabnost intranetov?

Najboljši način, da intranet zaposleni v podjetju vzamejo za svojega je, da ga zares... uporabljajo! Kar preprosto povedano pomeni, da se osredotočijo na tisto, kar omogoča (ali onemogoča!) njegova enostavna uporaba. Vse je namreč zaman, če smo ustvarili odlične intranetne storitve ali izbrali privlačne vsebine, če ga je (pre)težko uporabljati! Ljudje postanejo nadsve nestrpni in nepotrpežljivi, ko se odločijo, da nekaj postorijo, potem pa jim orodje, ki naj bi to omogočilo, povzroča preglavice in težave. Hitro se utegne tudi zgoditi, da bodo delo preprosto... opustili. Najpogostejše težave z uporabnostjo intranetov so:

1. Konfuzna in zmedena navigacija - prepričajte se, da navigacija sledi načinu razmišljanja uporabnikov.
2. Iskalniki... ki jih ni, so nezanesljivi, neuporabni ali konfuzni!
3. Težave z nalaganjem...pdf ali datoteka v MS PowerPointu, katerih odpiranje traja večnost!
4. Problemi z brskalnikom...različne verzije, dodatki, varnostne nastavitve, velikost zaslonov... kar pogosto pomeni, da vsebine ne funkcionirajo.
5. Kompleksnost... umetnost, ko poskušate karkoli dodati na določeno stran. Preprostost je tu zapoved št. 1... brez oklevanj!

Ključna vprašanja pri razvoju ali upravljanju intranetov?

• Kako definirati poslovne cilje uporabe intranetov?
• Kako usposobiti urednike in uporabnike tako, da bo to olajšalo delo in procese?
• Kako vzpostaviti ustrezna "pravila igre"?
• Ali obstaja optimalna navigacija?
• Kako do uporabnih in koristnih objav in vsebin nasploh?
• Kakšne prakse delujejo in katere ne?
• Kateri resursi (ne le denarni!) so kritični?
• Kako se meri uspešnost in učinkovitost intranetov in kako demonstrirati vrednost intranetov tistim nejevernežem "tam zgoraj"?
• Kakšno je smotrno zaporedje (pravih) potez pri razvoju intranetov?