Sestava, gradnja in razvoj tima in timskega dela

Med nespornimi trendi v managementu bi le težko ne zasledili poglavja o timu in kompetencah (usposobljenosti) za delo v timu. Toda pravi timi so prej izjema kot pravilo! Magična formula timov 2 + 2 = 5 prepogosto konča z 2 + 2 = 1, skupina nekaj posameznikov - vsak med njimi z inteligenčnim količnikom nad 140 pa se preobrazi v tim z IQ = 63!? Razlogi? Številni. Med njimi pogosto tudi vgrajeni paradoksi timov in timskega načina dela, ko mora vsak tim zase skozi zapleten proces upravljanja osebnih razlik in skupne identitete (obseg podrejanja individualnosti normam tima), ustvarjanja podpornega okolja in sočasne sposobnosti konfrontacije (stopnja ustvarjalnega konflikta), razčiščevanja standardov uspešnosti (rezultati za vsako ceno ali tudi razvoj tima?) in nenazadnje iskanja ravnovesja med nujno avtoriteto vodje in avtonomijo tima (slabi timi postavljajo vsako odločitev vodje pod vprašaj!?).

Vsebina

Mnogi pri tem sploh ne razlikujejo delovnih in projektnih skupin, tima od timskega načina dela. Modnost zapoveduje (navidezne) time in timsko delo v škodo pogosto vrhunsko vodenih delovnih skupin, ki se v določenih situacijah obnesejo bolje kot tim, saj ne potrebujejo veliko časa in kemije za svoje delovanje. V tem programu usposabljanja zato obravnavamo:

• tvorjenje tima in izbiro članov tima,
• vlogo vodje pri razvoju in vzdrževanju tima,
• pomen procesov in ne (le) rezultatov,
• predpogoje učinkovitosti tima,
• značilnosti timskega dela,
• zvrsti timskega dela ter
• idealno sestavo "moštva".

Praktična vaja (študijski primeri) omogoča udeležencem simulacijo sestave in razvoja tima in timskega dela, kar ob uporabi video kaset in CD zgoščenke pomaga udeležencem pri celovitem obvladovanju paradoksov tima.

Vrhunski timi so torej prej izjema kot pravilo. Za njihovo oblikovanje pač nismo dovolj usposobljeni - razlogi za to pa so enostavni. Že v šoli nas učijo tekmovanja, ne pa sodelovanja. Probleme rešujejo posamezniki, ne skupine - in posamezniki so tudi nagrajeni: z ocenami. Študente na fakulteti učijo, naj bodo samostojni in ne prosijo za pomoč. Cilje določajo drugi, dosegati pa jih morajo posamezniki, ne skupine. Prevladujejo individualni športi... In pri vsem tem nas žal ne uspejo naučiti dela v timu - pa še tedaj, ko nam to uspe, smo pod pritiskom tekmecev. Kar predstavljajte si, kako je biti član atletske ekipe na letnem medšolskem tekmovanju. Trden, koheziven tim, je tisti, v katerem je notranja trdnost in povezanost rezultat števila in moči vseh pozitivnih stališč članov tima. Medsebojna podpora, minimalne statusne razlike in skupno reševanje problemov... to so le nekatere lastnosti takšnih timov.

Kako torej zgraditi učinkovit tim, ki nas bo popeljal v prihodnost? Kakšne so njegove lastnosti, kdo ga sestavlja in kako deluje? Kaj pravzaprav sploh je - tim? Definicija R. Katzenbacha je lahko dober zgled:

"Tim je majhno število soodvisnih ljudi s komplementarnimi kompetencami in znanji, ki so zavezani skupnemu namenu in smotru, skupnim ciljem delovne uspešnosti in načinu delovanja ter pri tem imajo sebe in druge medsebojno za odgovorne."

Definicij seveda ne zmanjka in vsakapo svoje prispeva k razkrivanju zapletenosti timov in timskega dela. Recimo: Skupina posameznikov s specifičnim smotrom,

• ki je zavezana visokim standardom delovne uspešnosti
• ki si je na jasnem glede vlog in odgovornosti vsakega posameznika in čemu ali komu so vsi skupaj odgovorni
• ki imajo konkretna, jasna in dogovorjena znanja za uresničevanje konkretnih ciljev
• ki se strinjajo tako glede realnosti kot ambicioznosti ciljev
• ki razumejo kaj in v čem je skupen smoter in namen tima
• ki imajo številne komplementarne veščine, dejanske ali potencialne in ki so reprezentirane skozi cel tim (ozko strokovne, tehnične, odločevalske in problemsko reševalne, medosebne)
• ki jim ni vseeno enemu za drugega in ki skrbijo en za drugega
• ki sami sebe kličejo "TIM"!

Koristi za udeležence

Delavnica omogoča, da s pomočjo audita tima in timskega dela preverimo:

• Ali imamo pravo "zmes" ljudi v timu?
• Ali nam je jasno, kaj želimo doseči?
• Ali smo odkriti in se konfrontiramo o pomembnih, pravih stvareh?
• Ali podpiramo in zaupamo en v drugega?
• Ali so delovni postopki in način odločanja smotrni in smiselni?
• Ali smo ustrezno vodeni v določenih situacijah (direktivno, participativno... )?
• Ali tekoče razpravljamo, kako lahko svojo učinkovitost še izboljšamo?
• Ali uporabljamo vse priložnosti za razvoj posameznikov in tima kot celote?
• Ali je naš odnos z drugimi timi konstruktiven?
• Ali med seboj dobro komuniciramo?

Pri tem štejemo, da gre za uspešen tim, ko nastane:

• neformalna, sproščena vendar angažirana delovna atmosfera
• usmerjanje razprave
• skupna zaveza jasnim ciljem
• poslušanje in ne prehitro kritiziranje
• je nasprotjem dovoljeno "na zrak"
• je večina odločitev je sprejeta s konsenzom
• konstruktivna kritika je pogosta
• člani so si med seboj precej direktni brez ovinkarjenj
• izmenjujejo si čustva
• akcije so dogovorjene, vloge in pristojnosti razumljene in sprejete
• tim je samokritičen in presoja tako uspešne poteze kot napake
• timi imajo jasno identificirane norme vedenja in reševanja konfliktov
• komunikacije potekajo med vsemi člani tima, mnenja se spodbuja in ne zatira
• notranjo rivaliteto med člani je mogoče obvladovati, upravljati, nadzorovati
• vsi člani tima so drug z drugim iskreni, odkriti, se podpirajo in so tolerantni do napak
• tim si nenehno prizadeva za izboljšave
• člani so dovzetni so za nove ideje, spremembe, različnost pogledov
• odloča se s konsenzom prej kot z večinskim glasovanjem
• odloča se glede na dejstva in vsebino, ne glede na slog in status posameznika
• kultura tima spodbuja zaupanje, delitev informacij, spontanost, prevzemanje tveganj
• skupna odgovornost, zasluge za uspeh in... neuspeh
• jasni, realistični cilji, strinjanje z njimi, zavzetost za uresničevanje
• timski cilji so enakovredni osebnim
• člani prispevajo različna komplementarna znanja, veščine in izkušnje
• člani popolnoma razumejo svoje vloge in prevzemajo odgovornosti kot je potrebno

Ne kaže pa prezreti spoznanja, da so mnogi boljši solo igralci, kot bodo kadarkoli dobri člani tima. Z vajo in testom, ki sta sestavni del delavnice o timih, poskušamo detektirati "zakaj ne maramo" timov? Ker nekaterim...

• primanjkuje zaupanja v sodelavce;
• imate ogromno dela, vaše sposobnosti delegiranja pa so tako slabe, da menite, da je bolj učinkovito, če
• delo raje opravite sami;
• je slika, ki ste si jo ustvarili o tem kako naj bi potekalo delo v timu, popačena zaradi slabih izkušenj na
• prejšnjem delovnem mestu ali v drugem podjetju;
• (napačno) menite, da vas zanašanje na podporo ostalih članov tima, prikazuje kot šibkega;
• zmanjšujete ali se ne zavedate pomena dela v timu v vaši organizaciji, kar je lahko povezano z
• ocenami uspešnosti in učinkovitosti ali sistemi nagrajevanja (praviloma individualni).

Za uspešnost timov je torej potrebno zagotoviti:

• Ravnovesje vlog (Belbin, itd.)
• Jasnost ciljev + skupno dogovorjeni cilji
• Odkritost + sposobnost konfrontacije
• Podporo + zaupanje
• Sodelovanje + (ustvarjalni) konflikt
• Procesi enako pomembni kot izzidi (protokoli določeni)
• Ustrezno vodenje glede na stopnjo pripravljenosti
• Tekoče spremljanje rezultatov
• Osebni razvoj posameznikov
• Dobre medsebojne odnosi
• Model odprtih komunikacij

Razloge, zakaj je tako težko te standarde odličnosti v delu timov uveljaviti v dnevni praksi, zasledimo praktično na vsakem koraku:

• informacije potekajo po načelu "kar morate vedeti" (morate - potrebujete - želite)
• politika ni in ne bo odstranjena iz podjetij (ne govorimo o ideologiji!)
• konflikte se nenehno preprečuje ali se jim izogiba oz. je preveč prilagajanja
• ljudje lahko sodelujejo le toliko, da se opravi konkretno delo
• čustva niso spodobna in se o njih ne govori
• zaupanja in odkritosti se ne meri (in zato ne upravlja!)

Verjamemo, da delavnica o timih razgrinja številne tančice o timih, nevtralizira pasti in odpore ter omogoča razvoj pravega timskega dela in timov nasploh.